KI-Agent für Angebotsanfragen: Ablauf, Kosten und Datenschutz

Eine Angebotsanfrage beginnt häufig mit wenigen Zeilen: „Was kostet das?“, „Können Sie das umsetzen?“ oder „Bitte schicken Sie mir ein Angebot.“ Für eine belastbare Antwort fehlen jedoch oft entscheidende Angaben. Mitarbeiter fragen nach, warten auf Rückmeldungen, übertragen Informationen in eine Vorlage und müssen den Vorgang anschließend erneut fachlich einordnen.

Ein KI-Agent kann diese Vorarbeit strukturieren. Er nimmt die Anfrage entgegen, fragt fehlende Informationen ab, prüft die Vollständigkeit und übergibt den Vorgang an die zuständige Person. Bei eindeutig standardisierten Leistungen kann er zusätzlich eine Angebotsvorlage oder eine unverbindliche Orientierung vorbereiten.

Die fachliche Kalkulation und der verbindliche Versand müssen deshalb nicht automatisch aus der Hand gegeben werden. Gerade bei individuellen Projekten ist ein Prozess mit menschlicher Prüfung meist die sinnvollere Lösung.

Was macht ein KI-Agent bei einer Angebotsanfrage?

Ein KI-Agent für Angebotsanfragen verbindet den Kundendialog mit einem festgelegten internen Ablauf. Anders als ein einfaches Kontaktformular kann er auf unvollständige Angaben reagieren und gezielt nachfragen.

Typische Aufgaben sind:

• den gewünschten Leistungsbereich erkennen,
• Kontaktdaten und Projektdaten erfassen,
• fehlende Pflichtangaben abfragen,
• Anhänge oder Fotos einem Vorgang zuordnen,
• Anfragen nach Thema oder Dringlichkeit kategorisieren,
• eine Zusammenfassung für das Team erstellen,
• Daten an CRM, Tabelle oder Angebotssystem übergeben,
• eine Angebotsvorlage zur Prüfung vorbereiten,
• bei Unsicherheit an einen Menschen eskalieren.

Welche Schritte erlaubt sind, wird vorab festgelegt. Der Agent sollte nicht eigenständig Bedingungen, Preise oder Lieferzusagen erfinden.

Ein möglicher Ablauf in sieben Schritten

1. Die Anfrage geht ein

Die Anfrage kann beispielsweise über die Website, WhatsApp oder einen anderen angebundenen Kanal eingehen. Zu Beginn sollte transparent erkennbar sein, dass ein KI-System beteiligt ist und wie ein menschlicher Ansprechpartner erreicht werden kann.

2. Der Agent erkennt den Anfragetyp

Der Agent ordnet ein, ob es um eine neue Leistung, eine Erweiterung, eine allgemeine Preisfrage oder einen bestehenden Vorgang geht. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, fragt er nach oder übergibt die Nachricht an das Team.

3. Fehlende Informationen werden abgefragt

Welche Angaben benötigt werden, hängt vom Betrieb ab. Mögliche Felder sind:

• gewünschte Leistung,
• Leistungsort,
• Umfang oder Menge,
• gewünschter Zeitraum,
• vorhandene Systeme oder Materialien,
• Fotos und Dokumente,
• besondere Anforderungen,
• Name und Erreichbarkeit.

Die Fragen sollten so kurz wie möglich bleiben. Daten, die für die Bearbeitung nicht notwendig sind, sollten gar nicht erst erhoben werden.

4. Angaben werden geprüft und strukturiert

Der Agent kann prüfen, ob definierte Pflichtfelder vorhanden sind und ob Angaben offensichtlich widersprüchlich oder unvollständig sind. Er kann jedoch nicht garantieren, dass jede Kundenangabe sachlich korrekt ist.

Das Ergebnis ist eine einheitlich aufgebaute Anfrage, die das Team schneller beurteilen kann.

5. Der Vorgang wird intern zugeordnet

Je nach Thema kann die Anfrage einer Person, Abteilung oder Warteschlange zugeordnet werden. Bei vorhandener Schnittstelle lassen sich die strukturierten Angaben auch an ein CRM, eine Tabelle oder eine interne Software übertragen.

Vor Projektbeginn muss geprüft werden, ob das vorhandene System eine geeignete Schnittstelle bietet. Eine direkte Integration ist nicht bei jeder Branchensoftware möglich.

6. Eine Angebotsgrundlage wird vorbereitet

Sind Preise und Regeln eindeutig hinterlegt, kann der Agent passende Positionen oder eine Vorlage auswählen. Bei individuellen Leistungen kann er stattdessen eine interne Zusammenfassung mit offenen Kalkulationspunkten erstellen.

Der wichtige Unterschied lautet: Der Agent bereitet die Entscheidung vor. Ob er auch eine konkrete Preisauskunft geben darf, hängt von der Verlässlichkeit der hinterlegten Regeln und dem vereinbarten Einsatzrahmen ab.

7. Ein Mensch prüft und gibt frei

Vor einem verbindlichen Angebot sollten insbesondere Leistungsumfang, Preis, Fristen und Bedingungen geprüft werden. Erst danach erfolgt der Versand über den festgelegten Kanal.

Welche Angebotsprozesse eignen sich besonders?

Gut geeignet sind Prozesse, bei denen ähnliche Informationen regelmäßig abgefragt werden. Beispiele sind:

• standardisierte Dienstleistungen mit festen Varianten,
• Website- oder Softwareanfragen mit wiederkehrenden Projektfragen,
• handwerkliche Voranfragen, bei denen Maße, Ort und Fotos benötigt werden,
• Wartungs- und Serviceanfragen,
• Produktanfragen mit klaren Auswahlmerkmalen,
• wiederkehrende B2B-Anfragen mit festen Pflichtangaben.

Weniger geeignet für eine weitgehende Automatisierung sind komplexe Sonderfälle, individuelle Verhandlungen, außergewöhnliche Haftungsrisiken oder Leistungen, deren Aufwand erst nach einer fachlichen Besichtigung beurteilt werden kann.

Was kostet ein KI-Agent für Angebotsanfragen?

Bei Yolution wird der konkrete Preis vor Projektstart als Festpreis vereinbart. Der derzeit veröffentlichte Einstieg sieht so aus:

• KI-Agent Basic: 790 Euro einmalig. Geeignet für einen klar umrissenen Anwendungsfall, beispielsweise die Erfassung und Vorbereitung einer bestimmten Art von Anfrage.
• KI-Agent Pro: 1.990 Euro einmalig. Geeignet für mehrere Aufgaben oder eine umfangreichere Anbindung an bestehende Systeme wie Website, WhatsApp, Kalender oder CRM.

Der erste Monat Support ist in den veröffentlichten Paketen enthalten. Danach kann optional ein Support- und Wartungsvertrag für 99 Euro pro Monat mit zwölf Monaten Laufzeit abgeschlossen werden.

Hosting beziehungsweise Server werden über einen eigenen Vertrag des Kunden geführt. Die veröffentlichte Orientierung liegt dafür meist bei etwa 5 bis 20 Euro pro Monat. Je nach Modellanbieter, Anfragevolumen, Schnittstellen oder besonderer Infrastruktur können weitere laufende Kosten entstehen. Diese müssen vor Projektstart konkret ausgewiesen werden.

Nicht jeder Angebotsprozess passt ohne Weiteres in ein Standardpaket. Zusätzliche Kanäle, komplexe Preisregeln, individuelle Softwareanbindungen oder besondere Anforderungen an den Betrieb beeinflussen den Aufwand. Die aktuellen Pakete finden Sie auf unserer Preisseite.

Welche Datenschutzfragen müssen geklärt werden?

Bei Angebotsanfragen werden regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet. Dazu können Name, Kontaktdaten, Anschrift, Projektinformationen, Fotos oder interne Geschäftsdaten gehören.

Vor dem Einsatz sollten mindestens folgende Punkte dokumentiert werden:

Zweck und Datenumfang

Es muss feststehen, welche Daten für die Bearbeitung tatsächlich benötigt werden. Der Agent sollte keine Informationen auf Vorrat sammeln, die für das Angebot keine Rolle spielen.

Beteiligte Systeme und Empfänger

Der Datenfluss sollte nachvollziehbar zeigen, über welchen Kanal die Anfrage eingeht, wo sie verarbeitet wird und an welche Systeme oder Personen sie weitergegeben wird.

Speicherorte und Löschfristen

Es muss geklärt werden, wo Gesprächsverlauf, Anhänge und Zusammenfassungen gespeichert werden und wann sie gelöscht werden. Eine unbegrenzte Speicherung „für später“ ist kein sinnvoller Standard.

Zugänge und Berechtigungen

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf jede Anfrage. Rollen und Zugriffsrechte sollten sich am tatsächlichen Arbeitsablauf orientieren.

Transparenz und menschliche Übergabe

Interessenten sollten erkennen können, dass ein KI-System beteiligt ist. Außerdem muss eine Möglichkeit vorgesehen sein, die Bearbeitung durch einen Menschen zu verlangen.

Verträge mit Dienstleistern

Abhängig von den eingesetzten Anbietern und Rollen kann ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich sein. Unser Standardweg sieht eine datenschutzorientierte deutsche Cloud-Umgebung mit AVV vor. Für besondere Anforderungen kann alternativ eine lokale Modellumgebung auf eigener Hardware geprüft werden.

Ob eine konkrete Umsetzung alle rechtlichen Anforderungen erfüllt, hängt vom Einzelfall ab. Unsere technische und organisatorische Vorbereitung ist keine Rechtsberatung oder Zertifizierung. Bei sensiblen Daten oder offenen branchenspezifischen Fragen sollte eine entsprechend qualifizierte rechtliche Beratung einbezogen werden.

Welche Schutzmaßnahmen gehören zum Agenten?

Ein kontrollierter Angebotsagent sollte mindestens folgende Grenzen besitzen:

• Er verwendet nur freigegebene Leistungs- und Preisinformationen.
• Er kennzeichnet Unsicherheit, statt fehlende Angaben zu erfinden.
• Er verspricht keine nicht bestätigten Termine oder Lieferzeiten.
• Er übergibt Sonderfälle an eine benannte Person.
• Er benötigt vor wichtigen oder verbindlichen Aktionen eine Rückbestätigung.
• Kernabläufe, Fehlerfälle und Eskalationen werden vor dem Go-live getestet.
• Änderungen an Prompt, Modell und Konfiguration werden nachvollziehbar dokumentiert.
• Für Ausfälle gibt es einen definierten Ersatzweg, beispielsweise ein normales Kontaktformular oder eine Weiterleitung an das Team.

Genau diese Verbindung aus Einsatzrahmen, Human Handoff und dokumentierter Abnahme verstehen wir bei Yolution unter einem Compliance-ready AI Agent. Es handelt sich dabei nicht um eine pauschale Rechtszertifizierung.

So kann ein Pilot beginnen

Für einen ersten Pilot reicht häufig ein einziger Anfragetyp. Dafür werden reale, anonymisierte Beispielanfragen gesammelt und gemeinsam ausgewertet:

1. Welche Angaben fehlen regelmäßig?
2. Welche Rückfragen stellt das Team heute?
3. Welche Informationen sind verbindlich freigegeben?
4. Welche Fälle benötigen zwingend eine persönliche Prüfung?
5. Wohin soll eine vollständige Anfrage übergeben werden?
6. Woran erkennen wir, dass der Pilot funktioniert?

Anschließend wird der Ablauf mit normalen, unvollständigen und mehrdeutigen Eingaben getestet. Erst nach der fachlichen Abnahme sollte der Agent echte Interessenten bedienen.

Eine Übersicht über weitere mögliche Anfragetypen finden Sie im Beitrag Welche Kundenanfragen lassen sich mit KI automatisieren?. Unsere konkrete Leistung beschreiben wir auf der Seite KI-Automatisierung in Bielefeld.

FAQ

Erstellt der KI-Agent das Angebot vollständig automatisch?

Das ist möglich, wenn Leistungen, Preise und Ausnahmen eindeutig geregelt sind. Bei individuellen Angeboten empfehlen wir jedoch, zunächst nur Daten und eine Angebotsgrundlage vorzubereiten. Die verbindliche Kalkulation und Freigabe bleiben beim Unternehmen.

Kann der Agent an unser CRM angebunden werden?

Das hängt von der vorhandenen Schnittstelle ab. Wir prüfen vor Projektstart, ob eine direkte Anbindung möglich ist oder ob eine andere strukturierte Übergabe sinnvoller ist.

Entfallen dadurch alle Rückfragen?

Nein. Der Agent kann typische Pflichtangaben strukturiert abfragen. Fachliche oder außergewöhnliche Rückfragen können weiterhin notwendig sein. Ziel ist ein besser vorbereiteter Vorgang, nicht das Verbergen echter Klärungsbedarfe.

Ist der Einsatz automatisch DSGVO-konform?

Nein. Eine pauschale Aussage wäre unseriös. Datenarten, Zweck, Anbieter, Speicherorte, Verträge, Löschfristen und der konkrete Einsatz müssen projektbezogen geprüft werden.

Welche laufenden Kosten entstehen?

Zusätzlich zum einmaligen Entwicklungspreis trägt der Kunde das Hosting beziehungsweise den Server direkt. Die veröffentlichte Orientierung liegt meist bei 5 bis 20 Euro monatlich. Modell- oder Schnittstellenkosten hängen vom konkreten Aufbau ab. Support ist nach dem enthaltenen ersten Monat optional für 99 Euro monatlich im Jahresvertrag erhältlich.

Nächster Schritt

Wenn Sie Angebotsanfragen heute über E-Mail, Website oder WhatsApp manuell vervollständigen, schauen wir uns den Ablauf gemeinsam an. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Angaben der Agent erfassen darf, wo eine Freigabe nötig ist und welche Integration technisch sinnvoll ist.